نرمافزار ايستگاه فروش كيان، مكمل نرمافزار جامع حسابداري كيان توليد شد.
مقدمه:
سالهاست كه از حضور موفق نرمافزار جامع حسابداري كيان ميگذرد. در اين رهگذر ما توانستيم در كنار مشتركين گرانقدر اين نرمافزار كه سرمايههاي واقعي ما هستند، به رشد و تعالي مناسبي دست يابيم.
يكي از اصليترين انگيزههاي ما در توليد اين نرمافزار، دست يافتن به ابزاري ساده، كامل، قابل انعطاف، قابل درك و منطبق بر نياز روز مصرفكنندگان بود. با پيشرفت علم كامپيوتر و ترويج آن در بين اقشار مختلف جامعه، تنوع مشتريان ما نيز بيشتر گرديد كه همين تنوع باعث شد تا در معرض پيشنهادات بسيار متنوع و متفاوت در مقايسه با قبل قرار بگيريم.
در اين سالها ما همواره منتظر پيشنهادات و تذكرات مشتريان خود بوديم و در حد توان نسبت به عملي ساختن آنها تلاش نموديم. رهآورد اين تلاشها نسخههاي جديد نرمافزار است كه سالانه تقديم كاربران عزيز شده است.
بسياري از امكانات اضافه شده به برنامه، بعد از بررسيهاي بسيار زياد و تلاش براي انطباق آنها با شيوههاي استاندارد صورت گرفته است؛ چرا كه تمام دغدغهي ما حفظ همان شعار هميشگي نرمافزار جامع حسابداري كيان است. سادگي و كارايي.
در اين بين پبشنهاداتي به دليل اين كه با اصل سادگي و كارايي نرمافزار مغاير بودند، كنار گذاشته شدند. يك نمونه از اين پيشنهادات، شبكه شدن امكانات نرمافزار جامع حسابداري كيان بود.
همانطور كه مستحضر هستيد، پيادهسازي نرمافزارهاي تحت شبكه براي استفادهي مناسب كاربران، نياز جدي به فراهم بودن بستر سختافزاري خاص دارد.
به عنوان مثال وقتي قرار باشد كه شما حداقل دو كامپيوتر را به يكديگر متصل نموده و از امكانات نرمافزارهاي تحت شبكه بهرهمند شويد، بايد به نكات زير توجه داشته باشيد.
1- يكي از اين دو كامپيوتر بايد به عنوان كامپيوتر مركزي و يا اصلي در نظر گرفته شود تا پايگاه اصلي نرمافزار بر روي آن نصب و راهاندازي گردد.
2- براي استفاده از نرمافزار تحت شبكه توسط كامپيوتر دوم، بايد حتما كامپيوتر مركزي روشن باشد. اگر كامپيوتر مركزي متعلق به مدير مجموعه باشد، در غياب ايشان كاربر كامپيوتر دوم يا نميتواند از آن استفاده نمايد و يا اين كه بايد كامپيوتر مركزي روشن باشد. (در بعضي از نرمافزارهاي تحت شبكه، امكان مشاهدهي اسناد ثبت شدهي قبلي در صورت خاموش بودن سيستم مركزي وجود دارد.)
3- براي حفظ امنيت و تامين شرايط مناسب براي نگهداري از اطلاعات بايد يك سيستم UPS براي آن تهيه نمود تا در صورت قطع جريان برق، UPS برق مورد نياز كامپيوتر مركزي را حداقل براي ساعاتي تامين نمايد تا جريان برق شهر وصل شود.
4- استفاده از يك نرمافزار ويروسياب حرفهاي تحت شبكه، نيازي بسيار جدي تلقي ميشود، چرا كه امكان انتقال ويروس از طريق كامپيوتر دوم شما، به كامپيوتر مركزي وجود دارد.
5- بايد يكي از مراكز سرويس و خدمات كامپيوتر، تامين و نگهداري شبكهي شما را به عهده بگيرند تا در صورت بروز مشكل نسبت به اعزام نيروي متخصص در محل كار شما اقدام نمايند، چرا كه مناسبتر اين است تا كامپيوترهاي تحت شبكه را بر خلاف كامپيوترهاي ديگر در محلي كه نصب هستند، سرويس نمود.
6- براي كار كردن با نرمافزارهاي تحت شبكه نياز است تا كاربران آن از حداقل توانايي استفاده با اينگونه نرمافزارها برخوردار باشند. يعني كاربر اين گونه نرمافزارها نميتواند يك كاربر معمولي باشد.
7- دو كامپيوتر را ميتوان به شيوههاي مختلف به يكديگر متصل نمود. اتصال دو كامپيوتر در فواصل نزديك به كمك كابلكشي انجام ميشود، چنانچه امكان كابلكشي در اين فاصلهها فراهم نباشد، (مثلا دو طرف يك خيابان) لازم است تا از امكانات شبكه بيسيم استفاده گردد و اگر مسافت به گونهاي باشد كه امكان استفاده از شبكهي بيسيم هم فراهم نشود، (مثلا فروشگاه و انبارهاي خارج از شهر) بايد از نرمافزارهاي تحت Web استفاده نمود كه بستر اجرايي آنها، استفاده كردن از اينترنت است. كه در اين صورت بايد از امكانات اينترنت پرسرعت يا خطوط ويژهي مخابراتي يا ماهواره و ... استفاده كرد.
8- قيمت نرمافزارهاي تحت شبكه، در مقايسه با نرمافزارهاي تك كاربره، به مراتب بيشتر خواهد بود و اين عدد بستگي به تعداد كاربران شما در شبكه خواهد داشت. اما از آنجا كه اصولا توليدكنندگان نرمافزارهاي تحت شبكه، يك حداقلي را براي كاربران شما قائل خواهند بود، عملا تهيهي اين نرمافزارها براي دو كامپيوتر ميسر نيست و شما بايد مثلا نرمافزار تحت شبكه با پنج كاربر را تهيه نماييد و فقط از دو كاربر آن استفاده كنيد. در واقع اين مطلب هزينهي مضاعفي را به شما تحميل خواهد كرد.
البته امكانات و ابزارهاي ديگري هم وجود دارد، اما به دليل اين كه مورد استفادهي سازمانهاي بزرگ مانند بانكها، وزارتخانهها، شهرداريها، كارخانجات صنعتي و ... قرار ميگيرند، از شرح و توضيح آنها براي مصارف فروشگاهي و شركتي پرهيز ميشود.
با در نظر گرفتن موارد بالا، ميتوانيم به راحتي نتيجه بگيريم كه عملا هزينهي راهاندازي يك شبكه با دو كامپيوتر به مراتب بالاتر از سطح توقع خواهد بود. به همين خاطر معمولا راهاندازي سيستم تحت شبكه را براي كمتر از سه كامپيوتر اصلا توصيه نميكنند، چرا كه هزينههاي آن خيلي مناسب و مقرون به صرفه نخواهد بود.
اما اگر به هر دليلي، مشتركي مايل باشد تا هزينههاي بالا را بپردازد، لازم است بداند كه بسياري از هزينههاي فوق، به صورت ماهيانه و يا ساليانه نياز به شارژ مجدد دارند. مثلا استفاده از خطوط پر سرعت اينترنت و يا تامين و نگهداري سختافزار و نرمافزار شبكه.
به همين دليل پيشنهاد شبكه شدن نرمافزار جامع حسابداري كيان را به شيوههاي متداول و موجود با صرف هزينههاي زياد مناسب تشخيص نداديم.
موانع و دشواريهاي كار:
يكي از دغدغههاي هميشگي ما تشخيص درست نياز مشتريان بوده و هست و همواره اين سئوال را از خود ميپرسيم كه آيا نياز مشتري را به درستي تشخيص دادهايم يا خير؟ چرا كه به خوبي با تبعات عدم تشخيص درست نياز مشتريان آشنا و واقف هستيم. (به اين شكل توجه كنيد.)
هر زمان كه پيشنهاد شبكه شدن نرمافزار جامع حسابداري كيان از سوي مشتركين ما مطرح ميشد، تمام مطالب گفته شده در بالا، پيش روي ما ظاهر ميشد و پرسشي جدي را مطرح ميكرد.
آيا نرمافزار تحت شبكهي حسابداري كيان با توجه به موارد گفته شده در بالا، نياز بازاريان را بر طرف خواهد كرد؟
آيا بازاريان عزيز و مشتركين گرامي نرمافزار جامع حسابداري كيان، با هزينههاي سربار آن موافق هستند؟
آيا اصولا با اجراي اين برنامه، بازاريان به اهداف خود خواهند رسيد؟
آيا اجراي نرمافزار تحت شبكه در محل كار بازاريان و توقعاتي كه از محرمانه بودن اطلاعات حسابداري خود دارند، امكانپذير است؟
آيا دشواري كار با نرمافزارهاي تحت شبكه، بازاريان عزيز را آزار نخواهد داد؟
و دهها پرسش ريز و درشت ديگر
چرا كاربران از ما نرمافزار تحت شبكه درخواست ميكردند؟
بعد از انجام بررسيهاي مختلف بر روي پيشنهادات مشتريان و كاربران نرمافزار جامع حسابداري كيان، دلايل درخواست نرمافزار تحت شبكه توسط آنها به موارد زير خلاصه گرديد.
1- امكان مشاهدهي اطلاعات ثبت شده در چند كامپيوتر براي پيگيري مطالبات و ارسال صورتحسابها
2- زياد بودن حجم كار
با عنايت به دلايل فوق و امكانات موجود در نرمافزار جامع حسابداري كيان، براي مرتفع ساختن نياز اول كاربران، مستحضر هستيد كه اين نرمافزار بدون قفل سختافزاري امكان نصب و راهاندازي بر روي هر تعداد كامپيوتر كه مايل باشيد را جهت رويت و مشاهدهي اطلاعات در اختيار شما خواهد گذاشت و اصولا براي مشاهدهي عملكرد مشتريان و پيگيري مطالبات، نيازي به اطلاعات لحظهاي مشتريان نيست تا قرار باشد از سيستم تحت شبكه استفاده نمود، چرا كه بيشتر اين فعل و انفعالات بر روي مطالبات معوقه صورت ميگيرد.
اما در مورد نياز دوم كاربران، بايد به اين نكته دقت شود كه "زياد بودن حجم كار" به تنهايي نميتواند دليل مناسبي براي شبكه نمودن اطلاعات باشد. در كنار اين نياز، اگر "تقسيم كار" انجام نشود، نتيجهي كار چندان رضايتبخش نخواهد بود. در دنياي امروز، شبكه نمودن اطلاعات فقط به دليل "زياد بودن حجم كار" تصميم درستي نيست و شركتهاي توليدكنندهي نرمافزارهاي رايانهاي اين دليل را كافي براي توليد يك محصول نميدانند، مگر اين كه در كنار اين نياز، "تقسيم كار" نيز در دستورات اجرايي قرار بگيرد.
اين مطلب دور از ذهن هم نيست؛ ما در اجراي كارهاي گروهي، با تقسيم كار است كه ميتوانيم ساماندهي و نظمبخشي مناسبي به فعاليت خود بدهيم، نه فقط با زياد كردن نيروي انساني. تقسيم كار و مشخص نمودن حدود وظايف هر يك از افراد و تفهيم مسئوليت به آنها ميتواند شرايط مطلوب و مناسبي را به همراه داشته باشد و كنترل فعاليتها را آسانتر، دقيقتر و بهموقعتر نمايد.
به همين خاطر است كه در سيستمهاي تحت شبكه، يك نفر به عنوان كاربر ارشد و مدير مسئول شبكه تعيين ميشود تا به درستي وظايف و مسئوليتها را تقسيم نمايد.
اضافه نمودن چه امكاناتي به نرمافزار را در اولويت كار خود قرار داديم؟
بعد از انجام مطالعات به اين نتيجه رسيديم كه:
1- بايد مشكل "زياد بودن حجم كار" مشتريان را با "تقسيم كار" مناسب بر طرف نماييم.
2- بايد اين كار با پايينترين سربار هزينه براي مشتريان انجام شود.
3- بايد امكانات جديد منطبق بر دانش و توانايي بازاريان و كاربران نرمافزار جامع حسابداري كيان باشد كه نيازي به آموزش مجدد نداشته باشند.
4- بايد امنيت و حفظ اطلاعات محرمانهي حسابداري مشتريان در بالاترين سطح تامين گردد.
چرا كاربران نرمافزار جامع حسابداري كيان از ساير نرمافزارهاي موجود تحت شبكه استفاده نميكردند؟
پاسخ به اين سئوال، ميتواند بهترين دليل و انگيزه براي توليد نرمافزار شعبه باشد.
به راستي وقتي در حال حاضر نرمافزارهاي تحت شبكهي بسيار زيادي در بازار وجود دارد، چرا كاربران نرمافزار جامع حسابداري كيان از آنها استفاده نميكنند؟
ما بعد از بررسيهاي لازم به موارد زير رسيديم:
1- هزينههاي بالا و سربار فراوان و غيرقابل تحمل استفاده از نرمافزارهاي تحت شبكه
2- دشواري در كار كردن با نرمافزارهاي تحت شبكهي موجود در مقايسه با نرمافزار جامع حسابداري كيان
3- ضعف در امكانات اين گونه نرمافزارها در مقايسه با نرمافزار جامع حسابداري كيان براي استفاده در بازار
4- كيفيت خدمات پشتيباني و امنيت اطلاعات
5- با از كار افتادن كامپيوتر مركزي، تمام شبكه از كار خواهد افتاد.
6- فراهم نبودن شرايط مناسب براي استفاده از چند كامپيوتر در محل كار به دليل تصور نادرست ماموران و مسئولين دواير دولتي بعد از ديدن تعداد زياد كامپيوترها از حجم كار بازاريان و مطالبهي وجوه غيرمنصفانه از آنها.
7- وفاداري، علاقهي زياد و وابستگي كاربران به استفاده از نرمافزار جامع حسابداري كيان
8- حجم زياد اطلاعات سالهاي گذشته و وابسته بودن كاربران به استفاده از اين اطلاعات در نرمافزار جامع حسابداري كيان
تصميم نهايي:
با توجه به نياز مشترياني كه با نرمافزار جامع حسابداري كيان مشغول به كار هستند، كه از تمامي ابعاد مورد بررسي قرار گرفته است، (تحمل هزينه، دانش فني، تعداد پرسنل، شرايط و محيط كار، بعد مسافت، عدم حضور پرسنل ارشد، فقدان سيستم اصلي شبكه به معناي واقعي، تعداد اندك كاربران تحت شبكه، تهيهي يوپياس و ...) به اين نتيجه رسيديم كه وجود يك شبكهي غيرمتمركز (شبكهي آفلاين) بسيار مناسب و كارا خواهد بود.
يعني نرمافزار مستقل و جداگانهاي بر روي ساير كامپيوترها به نام نرمافزار باجه (شعبه) كه مكمل نرمافزار جامع حسابداري كيان خواهد بود، نصب گردد تا ساير كاربران بتوانند با آن اطلاعات خود را ثبت نموده و در موقع مناسب به سيستم مركزي منتقل نمايند.
(طراحي نرمافزارها با شيوه غيرمتمركز به مراتب دشوارتر از نرمافزارهاي تحت شبكهي متمركز هستند.)
شبكهي غيرمتمركز (آفلاين) چيست و داراي چه ويژگيها و مزيتهايي ميباشد؟
شبكهي غيرمتمركز به شبكهاي گفته ميشود كه در آن چند كامپيوتر بتوانند به صورت مستقل و بدون اتصال به كامپيوتر مركزي كار خود را انجام دهند و بعد از اتمام كار اطلاعات را به سيستم مركزي منتقل نموده و توسط يك نرمافزار واسطه، اطلاعات ثبت شده را در يك نرمافزار واحد تجميع نمايند.
استفاده از اين گونه شبكهها مزيتهاي زير را در بر دارد.
1- در شبكههاي غيرمتمركز، نيازي نيست تا كامپيوترها به صورت لحظهاي به سيستم مركزي متصل باشند.
2- هزينههاي نصب و راهاندازي شبكه و تامين و نگهداري آن حذف خواهد شد.
3- در شبكهي غيرمتمركز نيازي به روشن بودن كامپيوتر مركزي براي كار كردن ساير كامپيوترها نيست.
4- آسيب ديدن اطلاعات در يكي از كامپيوترها، تاثيري بر روي ساير كامپيوترها نخواهد گذاشت.
5- فاصلهي بين دو كامپيوتر و بعد مسافت آنها اصلا مهم نيست.
6- نيازي نيست تا كامپيوترهاي مورد استفاده داراي مشخصات يكسان سختافزاري و نرمافزاري باشند.
اما استفاده از شبكهي غيرمتمركز براي بازاريان و كاربران نرمافزار جامع حسابداري كيان مزيتهاي ديگري هم به همراه دارد. مانند:
1- امنيت اطلاعات بسيار بسيار بالا ميباشد.
2- نيازي نيست تا تمام كامپيوترها را در معرض ديد عموم قرار دهند.
3- امكان دسترسي به اطلاعات كامپيوتر مركزي توسط ساير كامپيوترها به هيچ عنوان ممكن نيست.
4- امكان كنترل كار پرسنل و كاربران نرمافزار شعبه بسيار راحتتر صورت ميگيرد.
5- تقسيم كار براي افزايش سرعت و مقابله با حجم زياد كار به خوبي و درستي در آن انجام شده است.
6- استفاده از شبكهي غيرمتمركز بر روي يك كامپيوتر و توسط يك پرسنل هم امكانپذير است.
7- اگر كامپيوتر مركزي به هر دليلي دچار نقص و اشكال شود، امكان ثبت اطلاعات به صورت مستقل در ساير كامپيوترها فراهم است و بعد از بر طرف شدن مشكل ميتوان اطلاعات ثبت شده را به آن اضافه نمود.
8- اطلاعات خالص يا به عبارتي اطلاعاتي كه به صورت قطعي ثبت شدهاند، به كامپيوتر مركزي منتقل ميشود. (اطلاحيهها، ابطاليها و ... به سيستم مركزي منتقل نخواهند شد و باعث افزايش بيدليل حجم اطلاعات نخواهند شد.)
9- نيازي به حضور مدير ارشد براي انجام كار ساير كامپيوترها وجود ندارد.
10- امكان ارسال و دريافت اطلاعات به تمامي روشهاي موجود امكانپذير است. (ديسكت، هارد شبكه، حافظههاي جانبي، ايميل، سيدي و ...)
11- امكانات نرمافزار شعبه، منطبق بر دانش فعلي كاربران نرمافزار جامع حسابداري كيان است و نيازي به آموزش مجدد نخواهند داشت.
12- قيمت نرمافزار بسيار كمتر از قيمت تمامشدهي نرمافزارهاي تحت شبكه با ويژگيهاي ذكر شده خواهد بود.
روش كار:
در نرمافزار جامع حسابداري كيان (نسخهي مخصوص) امكان ارسال اطلاعات براي نرمافزار باجه وجود دارد كه شما بعد از انجام تنظيمات خاص و اعمال مديريت مناسب بر روي اطلاعات ارسالي، ميتوانيد اطلاعات مورد نياز نرمافزار باجه براي شروع به كار را با آن تامين نماييد.
شما در ارسال اطلاعات ميتوانيد به گونهاي عمل نماييد كه كاربر نرمافزار باجه از حداقل اطلاعات شما براي كار استفاده نمايد و به ساير اطلاعات محرمانهي شما دسترسي نداشته باشد.
به عنوان مثال: مانده حساب مشتريان؛ موجودي بانكها؛ موجودي انبار؛ موجودي صندوق؛ موجودي اسناد؛ حسابهاي خاص مثل برداشت، هزينهها و ...؛ آخرين قيمت خريد كالاها؛ آخرين قيمت فروش به مشتريان و ...
نرمافزار باجه نيز بعد از دريافت اطلاعات از مركز فعاليت خود را آغاز نموده و بعد از ثبت اسناد اطلاعات را به مركز ارسال مينمايد و منتظر دريافت اطلاعات بعدي ميماند.
سيستم مركزي نيز با دريافت اطلاعات نرمافزار باجه ضمن تحليل و ارزيابي آنها و تشخيص انطباق اطلاعات با سيستممركزي و اطلاعرساني مناسب از اطلاعات دريافتي به مدير ارشد، با تائيد مدير اطلاعات را به سيستم مركزي اضافه خواهد كرد.
در طراحي اين نرمافزار به گونهاي عمل شده است كه امكان ارسال و دريافت اطلاعات فقط و فقط با سيستم مركزي قابل انجام خواهد بود. به عنوان مثال، امكان دريافت اطلاعات تكراري وجود ندارد؛ امكان دريافت اطلاعات از ساير حسابداريها وجود ندارد؛ اطلاعات ساير مشتركين حسابداري، به هيچ عنوان در سيستم باجهي فروش شما كار نخواهند كرد؛ اطلاعات باجهي فروش شما نيز به هيچ طريقي قابل انتقال به ساير نرمافزارها نيست و ...
امكانات نرمافزار باجه:
با توجه به اينكه از همان ابتدا انجام "تقسيم كار" مناسب مورد توجه ما بود، امكانات نرمافزار باجه شامل موارد زير ميباشد. در واقع نرمافزار باجه را ميتوان يك نرمافزار مستقل فروش به حساب آورد و تمامي امكانات مربوط به پروسهي فروش با قابليت انواع دريافتها در آن لحاظ شده است.
1- تمام مجموعه عمليات مربوط به ثبت پيشفاكتورها
2- تمام مجموعه عمليات مربوط به ثبت فاكتورهاي فروش
3- تمام مجموعه عمليات مربوط به اسناد دريافتي از مشتريان
4- امكان اضافه نمودن مشتريان جديد (در فروش امكان دارد كه شما مشتري جديد داشته باشيد.)
5- امكان گزارشگيري كامل از مجموعه عملياتي كه كاربر شعبه انجام ميدهد.
6- امكان چاپ فاكتورها (بدون شماره و يا با شماره موقت)
7- امكان چاپ اسناد دريافتي
8- امكان اصلاح تمام عملياتي كه توسط كاربر شعبه ثبت ميگردد. (فاكتورها، اسناد، مشتري و ...)
9- سرعت انتقال اطلاعات با توجه به ضريب اطمينان بسيار بالاي نرمافزار بسيار عالي است.
10- سيستم ويزيتور، كالاهاي دوواحده، سيستم نقد و چك و ... در سيستم شعبه فعال است.
11- در سيستم مركزي تمامي تنظميات مربوط به چگونه كار كردن در سيستم شعبه تعريف ميگردد، لذا كاربر سيستم شعبه امكان خودسرانه كار كردن را نخواهد داشت.
12- در ارسال اطلاعات به سيستم شعبه، مدير ارشد ميتواند به گونهاي عمل كند كه اطلاعات غيرضروي به سيستم شعبه ارسال نگردد.
13- مدير ارشد رمز كاربر سيستم شعبه را تعريف مينمايد، كه اين رمز با رمز اصلي و كاربران دوم و سوم سيستم مركزي متفاوت خواهد بود.
14- در حال حاضر امكان لينك سيستم مركزي با يك نرمافزار شعبه فراهم است. (بيشتر از اين نيازي نيست.)
موارد كاربرد:
1- براي مشتركيني كه مايل نيستند اطلاعات اصلي سيستم در معرض ديد همگان قرار بگيرد.
2- امكان استفاده از سيستم شعبه به صورت همزمان، بر روي همان كامپيوتري كه نرمافزار اصلي كيان مشغول به كار است. (براي پاسخگويي به مشترياني كه كار كمي دارند.)
3- زماني كه مدير مجموعه به مسافرت ميرود و يا در محل كار حضور ندارد، اين نرمافزار ميتواند بسيار مفيد واقع شود؛ چرا كه پرسنل اطلاعات را در نرمافزار باجه اضافه مينمايد و مدير مجموعه ميتواند بعد از بازگشت، تمام اطلاعات ثبت شدهي وي را به صورت يكجا مشاهده نموده و بعد از كنترل به سيستم مركزي انتقال دهد.
4- تفكيك فروشهاي نقدي (تقسيم كار مناسب)
5- تفكيك فروشهاي نسيه (تقسيم كار مناسب)
6- تفكيك فروشهاي تلفني و شهرستانها (تقسيم كار مناسب)
7- تفكيك فروش خدمات (تقسيم كار مناسب)
8- تفكيك مطالبات (تقسيم كار مناسب)
توصيهها:
توصيه ميگردد اطلاعات مربوط به شعبه، روزانه به سيستم اصلي منتقل گردد. اين توصيه به دليل محدوديت نرمافزار ارائه نميگردد، چرا كه نرمافزار شعبه ميتواند اطلاعات روزهاي نامحدود را در خود نگهداري نمايد؛ بلكه اين توصيه به دليل به روز بودن اطلاعات و كنترل دقيق عملكرد كاربران سيستم شعبه ميباشد.
دريافت فايل PDF
|