چه نوع حسابداري مناسب است؟

از سئوال اين گونه استنباط مي‌شود كه حسابداري انواع مختلفي داشته باشد و شايد هم شما اسامي مختلفي از آن را شنيده باشيد، مثل حسابداري دوبل، حسابداري صنعتي، حسابداري تجاري، حسابداري دولتي و...     ولي من در اين‌جا مي‌خواهم عنوان كنم كه اول بايد مشخص شود كه چه كسي و براي چه كاري مي‌خواهد امور حسابداري را انجام دهد تا نوع حسابداري مورد نياز آن مشخص شود.

اگر حسابداري را ماشين فرض كنيم، ببينيد چند نوع ماشين داريم : سواري، وانت، كاميون، ميني‌بوس، اتوبوس، آمبولانس، تراكتور، لودر، بلدوزر، تريلي و...   همه‌ي اين‌ها نام ماشين را يدك مي‌كشند، اما مي‌دانيم كه هر كدام براي هدف و منظور خاصي ساخته شده‌اند و استفاده كنندگان آن‌ها نيز با هم فرق خواهند داشت.

چون روي صحبت اين مطلب و مخاطب آن، بازاريان، كسبه، تجار و مردم عادي هستند پس گزينه‌هاي انتخابي ما بسيار محدود خواهند بود. شخص بازاري مي‌خواهد تمام كارهاي حسابداري، انبارداري، خريد، فروش، برگشت از خريد، برگشت از فروش، دريافت، پرداخت، چك، بانك، صندوق، اموال ثابت و....  مجموعه‌ي كاري خود را انجام دهد و نتايج درخشان و مفيد آن و گزارشات متنوع آن را مشاهده نمايد و بفهمد. تاكيد مي‌كنم بفهمد. يعني اگر نوع حسابداري درست انتخاب نشود، ما يا در ورود اطلاعات و انجام امور حسابداري با آن مشكل خواهيم داشت و يا در تحليل و نتايج و درك گزارشات آن.

نرم‌افزار جامع حسابداري كيان يكي از بهترين و كارآمدترين انتخاب‌هاي شما مي‌تواند باشد كه وصف مزايا و محاسن آن در ادامه خواهد آمد.

اگر وظايف حسابدارها را به دو دسته آشكار و پنهان تقسيم نماييم، معمول است كه بيشتر حسابدارها فقط وظايف آشكار و مورد توقع كارفرما را انجام دهند و هيچ تمايلي در انجام وظايف پنهان خود نخواهند داشت، مگر اين كه از آن‌ها مطالبه شود. بيشتر كارفرماها نيز از اين گونه وظايف و اهميت آن بي‌خبرند و در نتيجه نمي‌توانند از حسابدار خود بخواهند تا آن‌ها را انجام دهد. حال با توجه به اين‌كه اين وظايف بسيار مهم هستند و كسي آن‌ها را براي ما انجام نمي‌دهد، تكليف كارفرما چيست؟ به عنوان مثال ثبت و رسيدگي به امور جاري حسابداري فروشگاه به عنوان وظيفه آشكار يك حسابدار مطرح است و آن را انجام هم مي‌دهد و مورد توقع ما نيز مي‌باشد، اما اگر شما بخواهيد يك چك به تاريخ آينده صادر نماييد، از وظايف حسابدار است كه به شما بگويد آيا در آن تاريخ چك ديگري نيز صادر نموده‌ايد يا خير؟ آيا در آن تاريخ وصولي لازم براي پرداخت چك وجود دارد يا خير؟ آيا پرداخت مجموع چك‌هاي صادرشده در آن تاريخ در توان شما خواهد بود و يا خير؟ اين موارد جزو وظايف پنهان يك حسابدار مي‌باشد. اين كه به دليل مشغله زياد، به روز نبودن حساب‌ها و يا خداي نكرده تنبلي آن را انجام نمي‌دهند، چيزي از اهميت موضوع كم نمي‌كند.

مثال ديگر از وظايف پنهان حسابدار، فرض كنيد كه شما يك بازاري هستيد كه چندين ويزيتور براي شما كار مي‌كنند. اين ويزيتورها نـيـاز همكاران شما را ليست نموده و براي شما مي‌آورند تا نسبت به ارسال كالاهاي درخواستي آن‌ها اقدام نماييد. معمولا مشاهده مي‌شود كه در اين ليست اقلامي باشند كه شما از آن‌ها موجود نداشته باشيد، پس لازم است آن‌ها را هم تهيه نموده و به همراه ساير كالاهاي موجود براي شخص موردنظر بفرستيد. كمي فكر كنيم ببينيم چه اتفاقي افتاده است.

1-     ويزيتور شما كالايي را كه شما نداشته‌ايد و مثلا همسايه‌ي شما داشته، را ويزيت نموده و پول ويزيت آن را از شما گرفته است.

2-     بخش عمده‌اي از كالاهاي موجود خود شما، به عنوان بهترين كالاهاي شما اصلا نياز به ويزيت ندارند و هنوز به مغازه نرسيده، به فروش مي‌رسند، اما شما بابت فروش آن‌ها توسط ويزيتور هزينه اضافي پرداخت مي‌نماييد.

3-     براي جبران كسري كالاهايي كه مثلا از همسايه خود مي‌خريد، ناگزير هستيد كه تعداد بيشتري خريد نماييد، مثلا كارتون آن 24 عددي است و مشتري شما فقط 18 عدد از آن را سفارش داده است. پس 6 عدد از آن در انبار شما ناخواسته باقي مي‌ماند و اين يعني خريد اشتباه.

همانطور كه ملاحظه فرموديد اين 3 مورد اشتباه مي‌تواند به قيمت زيان شما تمام شود. و يا گردش و حجم كار شما را بي‌دليل بالا ببرد و شما را خسته نمايد، بدون آن كه سودي عايد شما شود.

مرسوم است كه ويزيتورها ليست‌ كالاهاي موجود كارفرما را جهت ويزيت همراه خود دارند كه در آن هم كالاهاي خوب يا به اصطلاح بازار " گُل مغازه "  ديده مي‌شود و هم كالاهاي با گردش كم و نامناسب. اين از جمله وظايف پنهان حسابدار است كه بر اساس گردش صحيح كالاها و سودآوري آن‌ها، ليستي هنرمندانه از كالاها تهيه نمايد و در اختيار ويزيتورها قرار دهد تا اگر آن‌ها ويزيتور واقعي هستند، اين كالاها را به فروش برسانند، نه كالاهاي همسايه و " گُل مغازه " را.

حال كه قرار است تشخيص دهيم چه نوع حسابداري مناسب ما خواهد بود، پس بازاريان عزيز بايد بدانند كه، نرم‌افزاري در شغل شما موفق خواهد بود كه هم وظايف آشكار يك حسابدار و هم وظايف پنهان يك حسابدار را به نحو احسن و به صورت كامل و مدبرانه انجام دهد. در غير اين‌صورت كار به گونه‌اي ناقص خواهد بود كه شما از آن اطلاعي نخواهيد داشت. و جالب است بدانيد كه بيشتر وظايف حسابدارها پنهان است و ما از آن‌ها اطلاعي نداريم و اين مقدار كمي كه انجام مي‌دهند، آنقدر در برابر وظايف پنهانشان ناچيز است  كه گويي اصلا كاري انجام نداده‌اند، ولي حقوق گرفته‌اند.

نرم‌افزار قدرتمند و محبوب كيان چنان ماهرانه تمام وظايف آشكار و پنهان حسابدار را انجام مي‌دهد، كه گويي چندين حسابدار خبره و ارشد و متعهد در استخدام شما هستند.